Ako poslať veľké PDF: e-mail, odkaz alebo menší súbor

Máte PDF, ktoré má desiatky megabajtov, a treba ho dostať k príjemcovi. Ukážeme si, kedy súbor zmenšiť, kedy poslať odkaz, kedy ho rozdeliť na časti a čo skontrolovať pred odoslaním.

Veľké PDF môžete príjemcovi poslať tromi spôsobmi: ako zmenšenú prílohu, ako odkaz na súbor v cloude alebo ako niekoľko menších súborov. Správna voľba závisí od toho, kto dokument dostane a čo s ním potrebuje urobiť.

Katalóg pripravený na tlač musí cestou do tlačiarne zachovať kvalitu obrázkov. Pri naskenovanej zmluve môže podateľňa povoliť iba jednu prílohu s presne stanovenou veľkosťou. Diplomovú prácu si vedúci otvorí, aby k nej napísal pripomienky. Fotografie poškodeného auta zase poisťovňa potrebuje uložiť do spisu.

V tomto návode si ukážeme, ktorú z týchto troch ciest zvoliť, čo pri každej z nich skontrolovať a čomu sa pri posielaní veľkých PDF vyhnúť.

Tri cesty a kedy ktorú zvoliť

• Menší súbor. Zvoľte ho, ak si má príjemca dokument prečítať a ponechať. Príloha mu zostane v schránke, nevyprší jej platnosť a otvorí ju v ľubovoľnej čítačke aj bez účtu. Pri výraznom zmenšení však môžu byť fotografie menej ostré.
• Odkaz. Zvoľte ho, ak súbor musí zostať veľký, napríklad pri katalógu v tlačovej kvalite alebo fotografiách v plnom rozlíšení. Hodí sa aj vtedy, keď súbor posielate viacerým ľuďom naraz alebo ho ešte budete dopĺňať. Odkaz však môže mať obmedzenú platnosť. Ak ho sprístupníte komukoľvek, súbor otvorí aj človek, ktorému ho príjemca prepošle.
• Rozdelenie. Zvoľte ho, ak sa obsah dá prirodzene rozdeliť po kapitolách alebo jednotlivých dokumentoch v naskenovanej dávke a portál či schránka umožňujú poslať viac príloh alebo správ za sebou. Limit totiž platí pre každú správu samostatne, nie pre dokument ako celok.

Cesta 1: zmenšiť PDF a poslať ako prílohu

Zmenšenie má zmysel najmä pri dokumentoch, ktorých veľkosť spôsobujú obrázky. Typickým príkladom sú skeny, prezentácie s fotografiami alebo exporty z grafických editorov s obrázkami v tlačovom rozlíšení.

Nástroj Zmenšiť PDF považuje zadaný cieľ za hornú hranicu. Najprv skúša postupy, ktoré zachovajú text. Až keď ani jeden z nich nestačí, vykreslí strany a pridá k nim neviditeľnú textovú vrstvu. Ponúkne najmenší výsledok, ktorý prejde kontrolou. Ak sa cieľ nedá splniť, uvedie, o koľko ho výsledok prekračuje. Celý postup podrobne rozoberá článok Ako zmenšiť PDF pod 2 MB.

Pri súkromnej schránke je rozumným cieľom 10 MB, na čo slúži Zmenšiť PDF na 10 MB. Pri firemnom príjemcovi zvoľte Zmenšiť PDF na 5 MB. Príloha pri odoslaní narastie približne o tretinu kvôli kódovaniu, preto si nechajte rezervu. S nižším cieľom má správa väčšiu šancu prejsť aj cez server, ktorého limit nepoznáte. Pri nahrávaní na portál zadajte presne limit uvedený na stránke. Súvislosti vysvetľuje článok Ako zmenšiť PDF do e-mailu.

Súbor pri zmenšovaní neopustí vaše zariadenie. Celé spracovanie prebehne v karte prehliadača, výsledok si stiahnete a k správe ho priložíte sami.

Cesta 2: poslať odkaz

Súbor môžete nahrať do cloudového úložiska, ktoré už používate, napríklad Google Drive, OneDrive, iCloud alebo Dropbox. Ak ho nechcete ukladať natrvalo, môžete využiť jednorazovú službu na prenos súborov, v ktorej po čase automaticky zmizne.

Pred odoslaním skontrolujte štyri veci.

• Nastavenie zdieľania. Rozhodnite, či má odkaz otvoriť ktokoľvek, alebo iba konkrétni ľudia.
• Platnosť odkazu. Ak ju služba ponúka a nastavíte ju, po jej uplynutí sa príjemca k súboru nedostane.
• Účet príjemcu. Overte, či sa príjemca musí prihlásiť, alebo mu na otvorenie stačí samotný odkaz.
• Preposlanie. Neobmedzený odkaz je v praxi preposlaný súbor; odkaz obmedzený na konkrétne adresy prístup ďalšiemu človeku nepridelí.

Pri zmluvách a lekárskych správach preto radšej zvoľte prílohu alebo odkaz obmedzený na adresu príjemcu. Ak má byť dokument chránený heslom, nástroj Zaheslovať PDF mu nastaví jedno heslo a zašifruje ho algoritmom AES-128. Heslo musí mať aspoň šesť znakov. Neposielajte ho v tej istej správe ani rovnakým kanálom ako odkaz. Oznámte ho telefonicky alebo ho pošlite cez inú aplikáciu.

Cesta 3: rozdeliť na časti

V nástroji Rozdeliť PDF označíte strany, ktorými sa majú začínať nové súbory. Dokument tak môžete rozdeliť po kapitolách alebo rozsahoch strán. Všetky časti dostanete v jednom ZIP archíve a každá bude mať v názve poradové číslo aj rozsah strán, napríklad zmluva-rozdelene-01-strany-1-3.pdf. Skôr než sa archív ponúkne na stiahnutie, každá časť sa znovu otvorí a jej strany sa porovnajú s originálom.

Časti pomenujte tak, aby príjemca vedel, koľko ich má dostať: 1 z 3, 2 z 3 a 3 z 3, prípadne doplňte aj rozsah strán. Pred odoslaním ich rozbaľte z archívu a priložte ako samostatné PDF alebo ich rozdeľte do viacerých správ. Ak z dokumentu potrebujete iba niekoľko strán, napríklad podpísanú stranu zmluvy, rýchlejšie bude použiť nástroj Extrahovať strany z PDF. Vybrané strany stiahnete ako jedno PDF alebo ako samostatné súbory v ZIP archíve.

Čo nerobiť

• Nezabaľujte PDF do archívu v nádeji, že sa výrazne zmenší. Obsah väčšiny PDF je už komprimovaný. Text a vektorová grafika používajú rovnakú metódu ako ZIP, obrázky zase vlastnú kompresiu, takže archív zvyčajne ušetrí len málo miesta. Niektoré poštové filtre navyše archívy blokujú.
• Netlačte hotové PDF znovu do PDF. Pri takomto prevode môže dokument prísť o textovú vrstvu, takže v ňom prestane fungovať vyhľadávanie. Obrázky sa navyše niekedy uložia vo väčšej veľkosti než v pôvodnom súbore.
• Neposielajte snímky obrazovky namiesto strán. Zo strany sa stane obrázok a bez rozpoznávania písma v ňom nebude možné text vyhľadať ani skopírovať. Pri väčšom počte strán môže byť výsledok dokonca väčší než pôvodné PDF.
• Neposielajte súbor s názvom, ktorý prezrádza priveľa. Názov typu zmluva-verzia-3-po-pravnikovi.pdf informuje príjemcu aj o priebehu rokovania. Vo vlastnostiach dokumentu navyše zostávajú polia ako názov, autor, program a dátumy, prípadne aj XMP balík. Zobraziť a odstrániť ich môžete nástrojom Odstrániť metadáta z PDF.

Kontrola pred odoslaním

1. Otvorte výsledok. Neotvárajte miniatúru v priečinku, ale samotný súbor v čítačke alebo v prehliadači.
2. Skontrolujte počet strán a strany, na ktorých záleží. Podpis, pečiatka aj tabuľka s číslami musia byť čitateľné aj po zmenšení.
3. Porovnajte veľkosť s limitom. Nástroj počíta v násobkoch 1024, takže 1 MB znamená 1024 KB. Niektoré portály však počítajú megabajt ako milión bajtov, a ich limit je preto nižší. Ak je výsledok tesne na hranici, zmenšite ho s nižším cieľom.
4. Priložte súbor alebo nastavte zdieľanie. Ak má odkaz otvoriť ktokoľvek, vyskúšajte ho v anonymnom okne prehliadača, v ktorom nie ste prihlásení.
5. Napíšte príjemcovi, čo mu posielate. Uveďte počet a obsah častí, prípadnú platnosť odkazu a ochranu heslom.

Časté otázky

Aký veľký súbor sa dá poslať e-mailom?

Rozhoduje prísnejší z dvoch serverov, teda server odosielateľa a server príjemcu, a limit platí na celú správu, nie na samotnú prílohu. Konkrétne číslo zistíte u poskytovateľa alebo u správcu firemnej pošty; výpočet rezervy rozoberá článok Ako zmenšiť PDF do e-mailu.

Je bezpečné poslať PDF odkazom?

Závisí to od nastavenia. Odkaz, ktorý nie je obmedzený na konkrétne adresy, otvorí každý, ku komu sa dostane, pokojne aj po niekoľkých preposlaných e-mailoch. Pri zmluvách a lekárskych správach sprístupnite súbor iba konkrétnym adresám, nastavte platnosť, ak to služba umožňuje, a po prevzatí zdieľanie vypnite.

Ako poslať PDF, ktoré má 100 MB?

Prílohou to spravidla nepôjde, preto zvoľte odkaz na súbor v cloude. Ak dokument musíte poslať ako prílohu, skúste ho zmenšiť alebo rozdeliť na časti. Pri katalógu určenom na tlač nemožno obetovať kvalitu obrázkov, takže odkaz je v takom prípade jedinou rozumnou cestou.

Zmenší sa PDF, keď ho dám do ZIP?

Spravidla len málo. Text, obrázky aj vektorová grafika sú v PDF uložené už v komprimovanej podobe, takže archív z nich veľa neubere; výnimkou sú exporty s nekomprimovaným obsahom. Poštové filtre navyše archívy niekedy blokujú, takže riskujete viac, ako získate.

Ako poslať naskenovaný dokument e-mailom z mobilu?

Sken uložte ako jedno PDF, nie ako sériu fotiek, a otvorte Zmenšiť PDF v prehliadači telefónu. Nástroj funguje aj na mobile, nič nenahráva a zmenšený výsledok priložíte v poštovej aplikácii z miesta, kam sa stiahol.

Nahrávajú sa súbory pri zmenšení niekam?

Nie. Zmenšenie, rozdelenie aj zaheslovanie prebiehajú vo vašom prehliadači a na server sa neodosiela nič; jediný súbor, ktorý vám zostane, je stiahnutý výsledok. Pri odkaze je to iné: tam kópiu súboru ukladáte do cloudu vedome.