Ako zmenšiť PDF pod 2 MB bez straty čitateľnosti

Odmieta formulár vaše PDF, pretože má viac než 2 MB? Pozrite si, prečo je súbor taký veľký, ako ho zmenšiť a čo robiť, keď sa sken pod limit nezmestí.

Na veľkosť PDF si väčšinou spomenieme až vo chvíli, keď ho potrebujeme odoslať. Limit 2 MB na jednu prílohu používajú portály úradov a škôl, personálne systémy, poisťovne aj staršie webové formuláre.

Niektoré dokumenty sa pod 2 MB zmestia bez viditeľnej zmeny, pri iných bude musieť ustúpiť kvalita. Záleží najmä na tom, čo PDF obsahuje. V tomto návode si ukážeme, prečo je súbor veľký, ako ho zmenšiť priamo v prehliadači a čo urobiť, keď sa sken pod limit nezmestí.

Prečo má PDF niekoľko megabajtov

PDF vytvorené v textovom editore býva malé aj pri desiatkach strán. Ak má desaťstranový dokument 8 MB, zvyčajne je za tým jedna z troch príčin.

1. Obrázky majú vyššie rozlíšenie, než strana potrebuje. Fotka z mobilu môže mať aj dvanásť miliónov pixelov, hoci na strane A4 pri 150 DPI stačia približne dva milióny. Editor napriek tomu vloží celú fotku. To isté sa môže stať s logom v hlavičke, ktoré grafik pripravil na tlač.
2. Sken je uložený so slabou kompresiou. Multifunkčné tlačiarne často ukladajú strany ako obrázky vo vysokom rozlíšení a so slabou kompresiou. Aj zmluva s niekoľkými stranami tak môže mať niekoľko megabajtov.
3. V PDF sú vložené celé písma. Súbor môže obsahovať aj znaky, ktoré sa v texte vôbec nepoužívajú. Ak dokument prešiel viacerými programami, niektoré písma v ňom navyše môžu byť viackrát.

Prvé dve príčiny sa dajú odhadnúť podľa obsahu. Ak sú v dokumente fotky alebo naskenované strany, väčšinu miesta pravdepodobne zaberajú obrázky. Na vložené písma môžete mať podozrenie vtedy, keď je súbor veľký napriek tomu, že obsahuje iba text.

Ako zmenšiť PDF a skontrolovať výsledok

Otvorte nástroj Zmenšiť PDF na 2 MB, vyberte súbor a stlačte Zmenšiť PDF. Celé spracovanie prebehne vo vašom prehliadači a dokument sa nikam nenahráva. Pri zmluvách, lekárskych správach a ďalších citlivých dokumentoch je to dôležitý rozdiel oproti službám, ktoré súbor najprv odošlú na server.

Nástroj skúsi štyri postupy po sebe a vyberie najmenší overený výsledok, ktorý cieľ splní:

• Prepíše štruktúru súboru. PDF sa uloží nanovo bez nepoužitých objektov a s komprimovanými tabuľkami objektov. Jeho vzhľad sa vôbec nezmení. Výsledná úspora závisí od toho, koľko nepotrebných dát zostalo v súbore po predchádzajúcich úpravách.
• Zmenší obrázky. Podporované obrázky s vyšším rozlíšením, než potrebujú pri svojej veľkosti na strane, zmenší na 150 DPI a uloží ako JPEG s kvalitou 75. Obrázky s nižším rozlíšením, v nepodporovaných formátoch alebo bez možnej úspory ponechá bez zmeny. Prevzorkovanie aj JPEG sú stratové, preto môžu ubrať z ostrosti a jemných detailov. PDF s fotografiami sa však vďaka tomu môže výrazne zmenšiť.
• Oreže vložené písma. Z podporovaných písiem TrueType ponechá iba znaky, ktoré sa v texte naozaj používajú. Ostatné písma preskočí a vzhľad textu nezmení. Ak už zmenšenie obrázkov prinieslo úsporu, písma oreže v takto upravenom súbore.
• Vykreslí strany a zachová textovú vrstvu. K tomuto kroku pristúpi až vtedy, keď predchádzajúce tri postupy nestačia. Každú stranu vykreslí ako obrázok a prenesie naň text, ktorý už v dokumente je. Text preto zostane vyhľadateľný a dá sa označiť. Sken bez textovej vrstvy ju týmto krokom nezíska, pretože nástroj nerozpoznáva písmo. Pri veľkom priblížení už na stránkach uvidíte pixely.

Po spracovaní uvidíte pôvodnú aj novú veľkosť, použitý postup a informáciu, či sa podarilo dosiahnuť zadaný cieľ. Ak nie, nástroj vám ponúkne najmenší overený výsledok a ukáže, o koľko limit prekračuje.

Ak nástroj vykreslil celé strany, výsledok si otvorte a skontrolujte najmä pečiatky, podpisy a drobné písmo v tabuľkách. Po zmenšení obrázkov sa zasa oplatí prezrieť fotografie a jemné detaily.

Nástroj každý ponúknutý výsledok znovu otvorí a porovná s originálom. Počet strán musí súhlasiť a v dokumente musí zostať aspoň 98 percent znakov bez medzier. Kontroluje sa však iba ich počet, nie presné znenie textu ani vzhľad strán. Ak je pôvodný súbor už pod limitom, nástroj ho vráti bez zmeny a túto kontrolu nevykoná.

Prečo je cieľ 2 MB v skutočnosti 2048 KB

Portály a e-mailové servery nepočítajú megabajty vždy rovnako. Ak jeden megabajt považujú za 1024 kilobajtov a jeden kilobajt za 1024 bajtov, limit 2 MB znamená 2 097 152 bajtov. Súbor s veľkosťou 2 100 000 bajtov ho už prekročí, hoci ho niektoré programy zobrazia ako 2,1 MB a Prieskumník vo Windows ako 2,0 MB. Portál, ktorý počíta megabajt ako 1 000 000 bajtov, má limit ešte o 97 152 bajtov nižší.

Nástroj počíta v násobkoch 1024 a zadaný cieľ považuje za strop. Ak ho dokáže splniť, výsledok túto veľkosť neprekročí. V opačnom prípade zobrazí najmenší overený súbor a uvedie, o koľko je väčší. Ak portál uvádza limit 2 000 KB alebo neviete, ktorý spôsob používa, nastavte si v nástroji Zmenšiť PDF vlastný cieľ 1 953 KB. Takto zmenšený súbor prejde pri oboch spôsoboch počítania.

Keď sken pod 2 MB nejde

Text a vektorová grafika sa zmenšujú podstatne ľahšie než sken. V naskenovanom PDF je každá strana obrázok, ktorý potrebuje miesto aj pri nízkom rozlíšení. Koľko strán sa pod limit zmestí, závisí od ich obsahu aj od toho, či je sken farebný. Čiernobiela verzia môže byť pri rovnakom počte strán menšia.

Ak je dokument príliš dlhý, nástroj ponúkne najmenší overený výsledok a tlačidlo Skúsiť nižšie rozlíšenie. Takto môžete ísť až na 72 DPI. Text sa bude dať naďalej označiť, no obrázky, drobné písmo a pečiatky budú menej ostré.

V takej chvíli je lepšie zmenšiť rozsah než kvalitu:

• Pošlite iba strany, ktoré portál žiada. Nástroj Rozdeliť PDF oddelí časti dokumentu, nástroj Extrahovať strany z PDF vyberie konkrétne strany do nového súboru.
• Vyhoďte prázdne strany. Pri obojstrannom skenovaní jednostranných listov vznikne za každou stranou prázdna strana. Nástroj Odstrániť prázdne strany z PDF ich nájde a označí sám.
• Rozdeľte dokument na dve prílohy, ak to formulár umožňuje. Pri samostatnom limite pre každú prílohu môžu prejsť dva súbory s veľkosťou 1,8 MB, hoci jeden 3,6 MB súbor neprejde.
• Naskenujte znovu s lepším nastavením. Väčšina skenerov aj mobilných aplikácií ponúka režim dokument alebo čiernobiely text a voľbu rozlíšenia. Sken zmluvy v takom režime býva výrazne menší ako farebný sken v najvyššom rozlíšení.

Čo urobiť ešte pred zmenšovaním

Niekedy je najrýchlejšie vrátiť sa o krok späť a upraviť dokument ešte v programe, v ktorom vznikol.

Exportujte dokument znovu s menšími obrázkami. Word aj LibreOffice ponúkajú pri exporte do PDF voľbu kvality obrázkov alebo minimálnej veľkosti. Prezentácia plná fotografií sa tak môže zmestiť pod limit ešte pred ďalším zmenšovaním. O prevzorkovanie obrázkov sa postará samotný editor.

Zmenšite fotky pred vložením. Ak dokument skladáte z fotiek, nástroj JPG do PDF pod 2 MB fotky zmenší a poskladá z nich PDF v jednom kroku. Po prevode uvidíte, či sa výsledok zmestil pod limit.

Odstráňte strany, ktoré v dokumente nemajú byť. Môžu to byť poznámky, staré verzie tabuliek alebo skeny navyše. Nástroj Odstrániť strany z PDF vyhodí vybrané strany a obsah ponechaných strán zachová, neprenesie však názov a autora dokumentu, záložky ani formulárové polia.

Zmenšené PDF a e-mail

Pri e-maile sa limit často vzťahuje na celú správu, nie iba na jednu prílohu. Súbor navyše pri odosielaní narastie približne o tretinu kvôli kódovaniu. Príloha s veľkosťou 7 MB tak v správe zaberie zhruba 9,5 MB. Poskytovatelia aj firemné servery používajú rôzne limity, preto si ten svoj radšej overte. PDF menšie než 2 MB ponechá priestor aj na ďalšie prílohy.

Ak posielate viac dokumentov, spojte ich najprv nástrojom Zlúčiť PDF a zmenšite až výsledok. Cieľ sa tak uplatní na celý súbor naraz a príjemca dostane jednu prílohu namiesto piatich.

Časté otázky

Zostane text v zmenšenom PDF vyhľadateľný?

Áno, ak textovú vrstvu obsahoval už pôvodný dokument. Tri zo štyroch postupov text vôbec nemenia. Pri štvrtom nástroj vykreslí strany ako obrázky a prenesie na ne existujúci text, takže vyhľadávanie aj označovanie fungujú ďalej. Sken bez textovej vrstvy ju týmto spôsobom nezíska. Každý ponúknutý výsledok musí zachovať aspoň 98 percent znakov bez medzier.

Uvidím rozdiel na fotkách?

Áno, rozdiel sa môže prejaviť. Obrázky sa zmenšujú na 150 DPI a ukladajú ako JPEG s kvalitou 75, preto môžu stratiť časť ostrosti a jemných detailov. Na obrazovke a pri bežnej kancelárskej tlači býva rozdiel malý, pri profesionálnej tlači ho už môže byť vidieť. Do tlačiarne preto posielajte pôvodný súbor a zmenšenú verziu používajte na e-mail alebo webové portály.

Prečo je výsledok oveľa menší než 2 MB?

Pretože cieľ je strop. Nástroj porovná všetky overené výsledky a vyberie najmenší, ktorý sa pod cieľ zmestí. Z dokumentu, ktorý má 3 MB, tak môžete dostať 900 KB. Ak potrebujete čo najväčšiu kvalitu, nastavte v nástroji Zmenšiť PDF vlastný cieľ presne na limit, ktorý musíte splniť, nie nižší pre istotu.

Dá sa zmenšiť PDF chránené heslom?

Nie, kým je zašifrované, a to ani vtedy, keď sa otvára bez hesla a iba obmedzuje tlač. Najprv ho odomknite nástrojom Odomknúť PDF, potom zmenšite. Ak má dokument zostať chránený, po zmenšení ho znovu zaheslujte.

Nahráva sa môj dokument niekam?

Nie. Nástroje na tomto webe bežia v karte prehliadača, súbor neopustí vaše zariadenie a na server sa nenahráva nič. Pôvodný súbor aj stiahnutý výsledok zostávajú tam, kam ste si ich uložili.