Ako zmenšiť PDF do e-mailu a prečo ho Gmail odmietol

Poslali ste e-mail s prílohou, ktorá má 24 MB, a server ju odmietol. Ukážeme si, prečo sa limit vzťahuje na celú správu, aký cieľ zvoliť pri zmenšovaní PDF a čo robiť s dokumentom, ktorý má priveľa strán.

Pri posielaní prílohy rozhodujú dva limity: jeden na vašej strane a druhý u príjemcu. Súbor navyše pri prenose narastie, takže celá správa je vždy väčšia než príloha, ktorú ste k nej pripojili.

Naskenovaná zmluva sa vráti s hlásením o prekročenej veľkosti. Portfólio neprejde cez server klienta, hoci od vás odišlo bez chyby. Výročnú správu odmietne firemný server a príjemca sa o nej ani nedozvie. Vo všetkých prípadoch pomôže to isté: zmenšiť prílohu tak, aby celá správa neprekročila ani limit príjemcu.

V tomto návode si ukážeme, prečo e-mail odmietne prílohu, ktorá je zdanlivo pod limitom, aký cieľ zvoliť pri zmenšovaní PDF, čo robiť s dokumentom, ktorý má priveľa strán, a kedy sa namiesto prílohy hodí odkaz.

Prečo e-mail odmietne prílohu, ktorá je pod limitom

Limit sa nevzťahuje na jednu prílohu, ale na celú správu. Do nej patria všetky prílohy, text správy, hlavičky a pri odpovedi aj citovaná história konverzácie. Ak má server strop 25 MB, tri prílohy po 9 MB ho spolu prekročia, hoci je každá z nich hlboko pod ním.

K tomu sa pridáva kódovanie. Prílohy sa neprenášajú ako binárne súbory, ale prepíšu sa do textovej podoby, v ktorej na každé tri bajty pôvodných dát pripadajú štyri bajty v správe. Príloha preto narastie približne o tretinu: zo súboru s veľkosťou 20 MB vznikne správa veľká okolo 27 MB. Práve preto často neodíde ani správa s prílohou, ktorá je tesne pod uvádzaným limitom.

Druhý limit vopred často nepoznáte. Server príjemcu má vlastné nastavenie a správu môže odmietnuť aj vtedy, keď od vás odišla bez chyby. Veľkí poskytovatelia povoľujú správy s veľkosťou okolo 20 až 25 MB, firemné servery často iba 10 MB. Konkrétne číslo býva uvedené v hlásení o nedoručení, to však môže prísť s oneskorením alebo nemusí prísť vôbec.

Aký cieľ zvoliť pre e-mail

Vychádzajte z najnižšieho limitu, ktorý poznáte. Veľkosť prílohy vynásobte číslom 1,4. Výsledok musí zostať pod limitom správy. Pri limite 10 MB to znamená prílohu menšiu než 7 MB, pri limite 25 MB menšiu než 17 MB. Ak posielate viac príloh, počítajte so súčtom ich veľkostí.

• Firemný alebo úradný príjemca. Použite Zmenšiť PDF na 5 MB. Cieľ 5 MB prejde aj tam, kde má server strop 10 MB na celú správu, a zostane rezerva na text správy aj na kratšiu druhú prílohu.
• Súkromná schránka. Použite Zmenšiť PDF na 10 MB. Zakódovaná príloha zaberie v správe s rezervou okolo 14 MB, čo sa do bežného stropu 20 až 25 MB zmestí.
• Presné číslo od príjemcu. V nástroji Zmenšiť PDF zvoľte Vlastná a zadajte cieľ v kilobajtoch. Nástroj počíta 1 MB ako 1024 KB a cieľ berie ako strop, takže výsledok, ktorý cieľ splní, zvolenú veľkosť neprekročí.

Nastavovať zbytočne nízky cieľ len pre istotu sa neoplatí. Obrázky sa zmenšujú vždy rovnako, no pri prísnejšom cieli príde skôr na rad vykreslenie celých strán, čo už môže byť na výsledku viditeľné.

Čo sa stane s dokumentom pri zmenšení

Zmenšenie prebehne v karte prehliadača a súbor sa nikam nenahráva. Výsledok si stiahnete a k správe ho priložíte sami. Ak je dokument už pod zvoleným cieľom, nástroj ho vráti bez zmeny.

Podporované obrázky s vyšším rozlíšením, než strana potrebuje, sa zmenšia na 150 DPI a uložia ako JPEG s kvalitou 75. Obrázky s nižším rozlíšením a tie, pri ktorých by sa nič neušetrilo, zostanú bez zmeny. Z vložených písiem TrueType zostanú iba znaky, ktoré sa v texte skutočne používajú. Ak zmenšenie obrázkov prinieslo úsporu, orezanie písiem už prebehne v takto zmenšenom súbore.

Ak cieľ nesplní žiadny z postupov, ktoré zachovávajú pôvodný text, strany sa vykreslia ako obrázky. Text, ktorý už dokument obsahuje, sa na ne prenesie, takže zostane vyberateľný a vyhľadateľný. Sken bez textovej vrstvy ju však týmto krokom nezíska. Každý ponúknutý výsledok sa pred stiahnutím znovu otvorí a porovná s originálom: počet strán musí súhlasiť a zachovať sa musí aspoň 98 percent znakov bez medzier. Jednotlivé postupy aj to, čo vo výsledku skontrolovať, podrobnejšie rozoberá návod Ako zmenšiť PDF pod 2 MB.

Keď má dokument priveľa strán

Pri dlhom skene môžete naraziť na hranicu, za ktorou sa už kvalita nedá ďalej znižovať bez straty čitateľnosti drobného písma. Vtedy je lepšie zmenšiť rozsah dokumentu než ďalej znižovať jeho kvalitu.

• Pošlite iba strany, ktoré príjemca potrebuje. Nástroj Extrahovať strany z PDF uloží vybrané strany do nového súboru. Zo 40-stranovej zmluvy tak môžete poslať iba tri strany s dodatkom a podpisom.
• Rozdeľte dokument na časti. Nástroj Rozdeliť PDF rozdelí dokument na miestach, ktoré určíte, takže každú časť môžete udržať pod limitom. Po stiahnutí si skontrolujte ich veľkosť. Pokojne ich pošlite v dvoch správach, no súbory pomenujte tak, aby bolo poradie zrejmé: zmluva-1-z-2.pdf a zmluva-2-z-2.pdf. Rovnaké označenie, teda 1 z 2 a 2 z 2, uveďte aj v predmete správy.

Viac dokumentov v jednom e-maile

Ak posielate päť súborov, najprv ich spojte nástrojom Zlúčiť PDF a zmenšite až výsledok. Zvolený cieľ sa tak uplatní na celý dokument naraz a príjemca dostane jednu prílohu namiesto piatich.

Ak majú súbory zostať oddelené, sčítajte ich veľkosti ešte pred voľbou cieľa. Limit sa vzťahuje na celú správu, takže štyri prílohy po 3 MB v nej zaberú približne rovnako ako jedna príloha, ktorá má 12 MB.

Alternatíva: odkaz namiesto prílohy

Niektoré dokumenty musia zostať veľké, napríklad katalóg pripravený na tlač, fotografie v plnom rozlíšení alebo projektová dokumentácia. V takom prípade nahrajte súbor do cloudového úložiska, ktoré už používate, a do e-mailu vložte odkaz. Má to dve nevýhody: odkaz možno preposlať ďalej a po čase môže prestať fungovať. Zmenšená príloha naopak zostane v schránke príjemcu, kým ju sám nevymaže. Kedy je odkaz lepšou voľbou a ako ho pripraviť, rozoberá návod Ako poslať veľké PDF.

Časté otázky

Prečo Gmail odmietol prílohu, ktorá má 24 MB?

Limit veľkých poskytovateľov býva okolo 25 MB a platí na celú správu, nie na jednu prílohu. Príloha sa pri odosielaní zakóduje, takže z 24 MB sa prenáša približne 32 MB. Zmenšite PDF pod 17 MB, vtedy sa správa do limitu zmestí aj s textom a hlavičkami.

Aký veľký súbor sa dá poslať e-mailom?

Veľkí poskytovatelia dovoľujú správu okolo 20 až 25 MB, firemné servery často 10 MB a rozhoduje prísnejší z oboch serverov. Keďže k veľkosti prílohy treba pripočítať tretinu za kódovanie, bez overenia u príjemcu je bezpečnou voľbou príloha do 5 MB.

Ako zmenšiť PDF do e-mailu na mobile?

PDF zmenšíte priamo v prehliadači aj na telefóne a nemusíte nič inštalovať. Otvorte Zmenšiť PDF na 5 MB, vyberte súbor z úložiska telefónu a stiahnutý výsledok priložte k správe. Spracovanie dokumentu s desiatkami strán môže na telefóne trvať dlhšie než na počítači.

Zostane PDF po zmenšení čitateľné pre príjemcu?

Áno. Výsledkom je bežné PDF, ktoré otvorí štandardná čítačka aj náhľad prílohy v e-maile. Text zostane vyberateľný a vyhľadateľný a každý ponúknutý výsledok musí zachovať aspoň 98 percent znakov bez medzier. Fotografie môžu byť menej ostré, pri vykreslení strán aj drobné písmo, preto si výsledok pred odoslaním otvorte a skontrolujte.

Prečo je príloha v odoslanej pošte väčšia ako súbor na disku?

Pretože sa príloha v správe prenáša v textovej podobe: na každé tri bajty súboru pripadajú štyri bajty v správe. Veľkosť tým narastie približne o tretinu. Ide o štandardný spôsob prenosu príloh a príjemca si stiahne súbor v pôvodnej veľkosti.

Nahráva sa PDF niekam?

Nie. Zmenšenie prebehne v karte prehliadača, súbor neopustí vaše zariadenie a na server sa nenahráva nič. Výsledok si stiahnete k sebe a k správe ho priložíte sami, rovnako ako ktorúkoľvek inú prílohu.