Ako pridať tlačidlo „Pridať do kalendára“ na web alebo do e-mailu

Súbor .ics môžete použiť ako jednoduché tlačidlo „Pridať do kalendára“ na webe, v newsletteri alebo v potvrdzovacom e-maile. Stačí pripraviť udalosť a odkázať na súbor.

Predstavte si bežný webinár. Človek sa zaregistruje, na ďakovacej stránke prebehne očami dátum a zavrie prehliadač. V tej chvíli je rozhodnutý, že príde.

Lenže o týždeň má v pošte desiatky nových správ, v kalendári nič a päť minút pred začiatkom hľadá, kde bol vlastne odkaz na pripojenie. Nie preto, že by nemal záujem. Len ste mu nenechali jednoduchý spôsob, ako si termín uložiť hneď.

Presne na toto slúži tlačidlo „Pridať do kalendára“. Návštevník nemusí nič prepisovať. Otvorí si pozvánku, skontroluje názov, čas a miesto a uloží ju do kalendára, ktorý už používa.

Najistejšia cesta je ponúknuť .ics súbor. Funguje v Google Calendar, Apple Calendar, Outlooku aj v bežných mobilných kalendároch, takže nemusíte hádať, akú aplikáciu má človek otvorenú.

Na prípravu pozvánky môžete použiť generátor .ics súborov. Súbor potom priložíte k e-mailu alebo ho nahráte na web a prepojíte s tlačidlom.

Kde sa tlačidlo Pridať do kalendára oplatí použiť

Tlačidlo má zmysel všade tam, kde od človeka čakáte, že príde alebo sa pripojí v konkrétny čas:

• stránka webinára,
• konferencia alebo workshop,
• registračná ďakovacia stránka,
• potvrdenie rezervácie,
• e-mail po objednávke termínu,
• newsletter s pozvánkou,
• interný firemný oznam.

Najviac pomáha pri akciách, ktoré sa konajú až o pár dní alebo týždňov. Človek sa dnes prihlási, ale v deň udalosti už nemusí mať e-mail po ruke. Kalendár je miesto, kde termín prirodzene hľadá.

Čo má obsahovať dobrá kalendárová pozvánka

Do kalendára nepatrí celý text z landing page. Pozvánka má byť krátka, jasná a použiteľná aj bez otvorenia pôvodnej stránky.

Zvyčajne stačí:

• jasný názov,
• dátum a čas začiatku,
• čas konca,
• miesto alebo odkaz na online miestnosť,
• krátky popis,
• odkaz na detail udalosti,
• prípadne pripomienka.

Názov píšte tak, aby dával zmysel aj samostatne. V kalendári nevidno celý kontext stránky, preto je „Webinár: základy fakturácie pre živnostníkov“ lepší než iba „Online školenie“.

Možnosť 1: tlačidlo so súborom .ics

Pri tejto možnosti vytvoríte .ics súbor, nahráte ho na web a tlačidlo bude smerovať priamo naň.

Typický postup:

1. Vytvorte udalosť v generátore .ics súborov.
2. Stiahnite výsledný súbor.
3. Pomenujte ho jednoducho, napríklad webinar-fakturacia.ics.
4. Nahrajte ho na web alebo do systému, z ktorého posielate e-maily.
5. Tlačidlo prepojte priamo na súbor.

Text na tlačidle môže byť jednoduchý:

Pridať do kalendára

Alebo konkrétnejší:

Stiahnuť pozvánku do kalendára

Konkrétnejší text sa hodí najmä v e-maile. Príjemca vtedy hneď vie, že kliknutím získa kalendárovú pozvánku, nie ďalšiu stránku s informáciami.

Možnosť 2: odkazy do Google Calendar a Outlooku

Niektoré weby ponúkajú samostatné tlačidlá:

• Google Calendar,
• Outlook,
• Yahoo Calendar,
• Apple Calendar alebo .ics.

Je to pohodlné, ale nie univerzálne. Odkaz do konkrétnej služby pomôže hlavne tým, ktorí ju naozaj používajú. Ak má niekto kalendár v Apple zariadení alebo v Outlooku a klikne na Google Calendar, cesta k uloženiu termínu sa zbytočne komplikuje.

Preto je dobré nechať .ics súbor ako základ. Odkazy do konkrétnych kalendárov môžu byť doplnok, nie jediná možnosť.

Ako pridať kalendárovú pozvánku do e-mailu

V e-maile máte dve rozumné možnosti.

Prvá je priložiť .ics súbor priamo k správe. Hodí sa to pri potvrdení registrácie, rezervácie alebo stretnutia. Príjemca vidí prílohu a môže ju rovno otvoriť v kalendári.

Druhá možnosť je použiť tlačidlo alebo textový odkaz:

Pridať webinár do kalendára

Odkaz môže smerovať na .ics súbor uložený na webe. V správe potom nie je príloha a ak potrebujete opraviť pozvánku, stačí vymeniť súbor na jednom mieste. Nevýhoda je jasná: keď sa zmení URL alebo súbor z webu zmizne, starší e-mail už človeku nepomôže.

Pri dôležitých akciách sa oplatí pridať aj obyčajný súhrn v texte e-mailu: dátum, čas, miesto a odkaz na pripojenie. Kalendárová pozvánka je praktická, ale e-mail má byť zrozumiteľný aj bez nej.

Aký text dať k tlačidlu

Samotné tlačidlo niekedy nestačí. Krátka veta pri ňom pomôže vysvetliť, čo sa po kliknutí stane:

Uložte si termín do kalendára, aby vám webinár neušiel.

Alebo:

Po kliknutí sa stiahne kalendárový súbor .ics.

Pri firemnom publiku stačí vecný tón. Pri verejnom podujatí môže byť text ľudskejší a kratší: „Pridajte si dátum do kalendára“ alebo „Uložte si termín“.

Najčastejšie chyby pri tlačidle Pridať do kalendára

Najčastejšie chyby nebývajú v technickom formáte súboru, ale v samotnom obsahu pozvánky:

• tlačidlo vedie na starú verziu súboru,
• v udalosti je iný čas než na stránke,
• chýba odkaz na online miestnosť,
• názov je príliš všeobecný,
• súbor má nejasný názov,
• po presune udalosti zostal na webe starý .ics súbor.

Ak zmeníte čas alebo miesto udalosti, aktualizujte všetko naraz: stránku, e-mailovú automatizáciu, .ics súbor aj prípadné odkazy do Google Calendar či Outlooku.

Kontrolný zoznam pred publikovaním

Pred publikovaním si prejdite:

• tlačidlo je viditeľné pri hlavnej informácii o termíne,
• text tlačidla jasne hovorí, čo používateľ dostane,
• .ics súbor sa dá otvoriť,
• udalosť má správny názov, čas a časové pásmo,
• online odkaz je funkčný,
• v e-maile je aj čitateľný dátum a čas,
• tlačidlo funguje na mobile.

Tlačidlo „Pridať do kalendára“ nie je veľká technická funkcia. Je to skôr drobná pomoc v správnom momente. Človek už prejavil záujem, tak mu nekomplikujte posledný krok: uložiť si termín tam, kde ho naozaj uvidí.